Basic taxpayer’s entitlement

The right to a refund of the excess VAT input tax over the tax due in a given settlement period is one of the basic rights of the taxpayer of this tax. According to the VAT Directive, the right to deduct tax paid in the previous trading phase implies the fundamental right of the taxpayer to refund the resulting excess tax deductible over the tax due (when in a given settlement period, the deductions (tax to deduct) exceed the liabilities (tax due) – Art. 183 of the VAT Directive).

As the EU TS emphasizes in its case-law: ‘the refund of excess VAT is a fundamental factor in ensuring that the principle of neutrality of the common VAT system is preserved, and the conditions cannot undermine this principle by forcing the taxpayer to bear all or part of the burden of tax’ (see judgment of 25.10.2001 in Case C-78/00).

It follows from the principle of tax neutrality that, as a general rule, too-far-reaching restrictions on the amount or the date of refund are not permissible, and the common tax system implies that the excess tax must be refundable within a reasonable period.

Polish provisions on VAT refund express three terms of refund, i.e.

  • basic, amounting to 60 days (i.e. two settlement periods),
  • the shortened period of 25 days depends in the current legal status on the fulfillment of many additional statutory conditions, and
  • extended period, which is 180 days, when in a given settlement period the taxpayer did not perform any taxable activities, but made purchases related to taxable activities (unless the taxpayer submits the so-called refund deposit).

According to Polish regulations, the taxpayer is therefore forced to bear the actual burden of input VAT for two full tax periods, despite the fact that, in accordance with the principle of neutrality, this tax should not be charged to him at all. Entrepreneurs for many years declared surpluses of input tax to be transferred, fearing control of their tax settlements. They also often decided to carry over surpluses to subsequent periods in order to settle them faster because it was more advantageous than waiting for a tax refund within 180 days. Meanwhile, in other EU countries, refunds of excess input tax are made even within a few business days.

VAT refund verification procedures

The Polish VAT Act provides for the possibility of verifying the legitimacy of refunding the excess of input tax. As provided for in the applicable provisions: “If the legitimacy of the return requires additional verification”, the tax authority extends this period until the verification of the taxpayer’s settlement, which is carried out as part of verification activities, tax control, customs and tax inspection or tax proceedings, is completed.

The aforementioned statutory condition is very extensive, which in practice enables tax authorities to conduct verification proceedings in every factual situation. Refund of excess input tax is made either after many months or in some cases, even after several years. Long checks on the legitimacy of tax refunds are carried out in all market sectors and cover all business entities (regardless of the size or size of the business).

In most of the proceedings bringing in tax authorities, they primarily aim to demonstrate errors made by taxpayers, also check due economic diligence in the selection of suppliers and try to prove the taxpayer’s conscious participation in tax fraud.

Extension of the VAT refund period

The tax authorities extend the conducted activities and de facto extend the repayment deadlines many times until the verification of taxpayers’ settlements, often carried out at previous stages of turnover.

As the case law of administrative courts submits, the tax authority should indicate the reasons for refusing reimbursement and present doubts in this respect. The taxpayer should receive clear information in this respect, which gives the reason for questioning the legitimacy of the tax refund. Lack of sufficient justification violates the general principles of conduct, including the principle of citizen’s trust in tax authorities. Reasonable doubts justifying the extension of the tax refund deadline should be based on objective reasons, should be right and justified.

There are also cases in which the tax authorities extend the reimbursement deadlines based on the decisions issued after the pre-determined deadline. This practice is obviously incompatible with the applicable legal order. Abuse of rights to extend the deadlines and especially multiple, unjustified extensions of the deadline should be immediately appealed by taxpayers, and the only way leads to the administrative court.

Broad powers of the authorities regarding VAT refunds.

The current legislator has significantly expanded the provisions governing VAT refunds from 01/01/2017. In accordance with applicable regulations, verification of the legitimacy of refunding the tax difference may include checking the taxpayer’s settlement, settlements of other entities involved in trade in goods or services being the subject of the taxpayer’s settlement and checking compliance of these settlements with the actual course of the transaction.

The legislator has also adapted the provisions of art to the VAT Act. 274c § 1c Op, according to which it is possible to carry out checking activities also with regard to all entities participating directly or indirectly in the delivery of goods or services (suppliers and buyers in the entire trading chain), while these activities may relate only to documents related to this delivery of goods or services (the acquisition of which is connected with input tax). In other words, as part of the taxpayer settlement audit, tax authorities can also check the accounts of other entities involved in trade in goods or services that previously carried out taxable activities.

This is the legislator’s response to the resolution of seven judges of the Supreme Administrative Court of October 4, 2016, I FPS 3/16, in which the Court clearly stated that in the event of extension of the tax difference refund due in connection with verification carried out pursuant to art. 87 paragraph 2 VAT as part of verification activities, it is not possible to request from the taxpayer contractors conducting business activities to present documents in order to check their correctness and reliability. Despite the explicit stance of the Supreme Administrative Court, the legislator, however, enabled the tax authorities to carry out verification activities not only at the direct taxpayer supplier, but also against all entities participating directly or indirectly in the earlier supply of goods or services.

Representation of taxpayers before tax authorities

Suspending VAT refunds often results in the loss of financial liquidity of enterprises, which prevents investments, timely settlement of obligations, as well as the implementation of strategies and basic economic goals. As a result, there is a deterioration in the market position of enterprises, a decrease in the level of trust of contractors, banks and other financial institutions, which not only limits their development, but in the worst case can even lead to bankruptcy of entities.

We represent taxpayers in the course of all ongoing proceedings regarding the verification of declared input tax surpluses, we challenge the decisions of the tax authorities regarding the extension of deadlines for refunding VAT and decisions on the refusal to refund the excess tax, we represent companies before tax authorities in the course of checking activities, tax controls, tax proceedings and appeal proceedings, and we also claim taxpayers’ rights in court and administrative proceedings before the Provincial Administrative Court and the Supreme Administrative Court.

Certification

Service of the order as a condition for effective extension of the VAT refund (material and legal nature of the deadline)

„Termin do zwrotu różnicy podatku może być przedłużony, ale tylko wówczas, gdy przed jego upływem podatnikowi doręczono postanowienie naczelnika urzędu skarbowego o przedłużeniu terminu zwrotu różnicy podatku do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika dokonywanej w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Upływ terminu określonego w art. 87 ust. 2 i ust. 6 u.p.t.u. wywołuje skutek materialnoprawny w postaci nabycia przez podatnika prawa do zwrotu różnicy podatku w kwocie wynikającej z deklaracji podatkowej. Materialnoprawny charakter terminów określony w art. 87 ust. 2 w związku z ust. 6 u.p.t.u. oznacza także, że po ich upływie organ podatkowy traci uprawnienie do przedłużenia terminu zwrotu różnicy podatku. Skuteczne przedłużenie terminu możliwe jest jedynie przed jego upływem. Próba przedłużenia terminu po jego upływie jest nieskuteczna. Nie ma możliwości przedłużenia terminu, który upłynął. Zatem jeżeli podatnikowi nie doręczono postanowienia o przedłużeniu terminu zwrotu różnicy podatku przed upływem terminu przewidzianego w art. 87 ust. 2 lub w ust. 6 u.p.t.u., to tym samym ma on uprawnione przekonanie, że zwrot różnicy podatku nastąpi w terminie 60 dni (ust. 2) lub 25 dni (ust. 6) od dnia złożenia rozliczenia, lub w terminie wskazanym w ostatnio wydanym postanowieniu przedłużającym termin zwrotu.”

„Stanowione w art. 87 ust. 2 i ust. 6 u.p.t.u. terminy są terminami prawa materialnoprawnego. Ich upływ wywołuje skutek materialnoprawny w postaci nabycia przez podatnika prawa do zwrotu różnicy podatku w kwocie wynikającej z deklaracji podatkowej, chyba że organ podatkowy określi je w innej wysokości (art. 99 ust. 12 u.p.t.u.). Materialnoprawny charakter terminów określony w art. 87 ust. 2 w związku z ust. 6 u.p.t.u. oznacza także, że po ich upływie organ podatkowy traci uprawnienie do przedłużenia terminu zwrotu różnicy podatku. Utrwalone jest bowiem w orzecznictwie stanowisko, że skuteczne przedłużenie terminu możliwe jest jedynie przed jego upływem. Próba przedłużenia terminu po jego upływie nie będzie skuteczna. Jeśli bowiem termin już upłynął, to nie ma czego przedłużać.”

„Określony w art. 87 ust. 2 u.p.t.u. termin do zwrotu różnicy podatku został przedłużony, jeżeli przed jego upływem podatnikowi doręczono postanowienie naczelnika urzędu skarbowego o przedłużeniu terminu zwrotu różnicy podatku do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika dokonywanej w ramach czynności sprawdzających. Materialnoprawny charakter terminów określony w art. 87 ust. 2 w związku z ust. 6 u.p.t.u. oznacza także, że po ich upływie organ podatkowy traci uprawnienie do przedłużenia terminu zwrotu różnicy podatku. Utrwalone jest bowiem w orzecznictwie stanowisko, że skuteczne przedłużenie terminu możliwe jest jedynie przed jego upływem. Próba przedłużenia terminu po jego upływie nie będzie skuteczna. Jeśli bowiem termin już upłynął, to nie ma czego przedłużać.”

„Samo wydanie postanowienia nie wystarcza, aby weszło ono do obrotu prawnego. Tak długo jak nie zostanie doręczone stronie, nie wywiera żadnych skutków materialnych i procesowych.”

The need to specify the reasons for extending the VAT refund period and justify them

„W postanowieniu przedłużającym termin zwrotu VAT organ podatkowy powinien wskazać na powody odmowy dokonania zwrotu w ustawowym terminie i przedstawić istniejące w tym przedmiocie wątpliwości oraz wskazać, dlaczego uznał, że takie wątpliwości wystąpiły. Podatnik w tym zakresie powinien otrzymać jasną informację, z czego wynika powód przedłużenia terminu zwrotu VAT.”

„Odroczenie zwrotu VAT powinno być należycie i wyczerpująco uzasadnione, tak by nie było wątpliwości, że w danej sprawie rzeczywiście istnieje konieczność dokonania dodatkowej weryfikacji zasadności zwrotu różnicy podatku zgodnie z art. 87 ust. 2 u.p.t.u. Dopuszczalność przedłużenia terminu zwrotu podatku nie może być odczytywana jako blankietowe, prewencyjne upoważnienie do opóźniania realizacji praw podatnika. Tym samym organy podatkowe, wykazując przesłanki zastosowania powołanego wyżej przepisu, powinny nie tylko wskazać na potrzebę zbadania określonych okoliczności (określając jakie czynności w tym celu zostaną lub zostały podjęte), ale także wyjaśnić źródło zaistniałych wątpliwości. Innymi słowy, powinny w szczególności wykazać, co wzbudziło ich wątpliwość.”

„W postanowieniu przedłużającym termin zwrotu różnicy podatku organ podatkowy powinien wskazać na powody odmowy dokonania zwrotu w ustawowym terminie i przedstawić istniejące w tym przedmiocie wątpliwości oraz wskazać, dlaczego uznał, że takie wątpliwości wystąpiły.”

„Postanowienie, na mocy którego organ podatkowy dokonuje przedłużenia terminu zwrotu podatku od towarów i usług, powinno wskazywać przewidywany, najbardziej prawdopodobny termin zakończenia czynności związanych z tym zwrotem. Zamieszczenie w postanowieniu o przedłużeniu terminu zwrotu podatku od towarów i usług terminu, do jakiego to przedłużenie następuje, ma bowiem znaczenie gwarancyjne dla podatnika. Pozwala także na zbadanie zachowania reguły proporcjonalności tego instrumentu w konkretnej sytuacji.”

Extension of the refund and the principles of proportionality and neutrality

„Korzystanie z możliwości przedłużenia terminu zwrotu podatku, jako odstępstwo od zasady zwrotu w terminie określonym ustawowo, powinno być zatem zastrzeżone dla sytuacji wyjątkowych, w których prawo podatnika musi ustąpić potrzebie ochrony interesów budżetowych państwa. Ten szczególny charakter analizowanej instytucji, niewątpliwie dolegliwej dla podatnika, pociąga za sobą określone obowiązki po stronie organu podatkowego. W konsekwencji odroczenie zwrotu VAT powinno być należycie i wyczerpująco uzasadnione, tak by nie było wątpliwości, że w danej sprawie rzeczywiście istnieje konieczność dokonania dodatkowej weryfikacji zasadności zwrotu różnicy podatku zgodnie z art. 87 ust. 2 u.p.t.u.. Dopuszczalność przedłużenia terminu zwrotu podatku nie może być odczytywana jako blankietowe, prewencyjne upoważnienie do opóźniania realizacji praw podatnika. Tym samym organy podatkowe, wykazując przesłanki zastosowania powołanego wyżej przepisu, powinny nie tylko wskazać na potrzebę zbadania określonych okoliczności (określając jakie czynności w tym celu zostaną lub zostały podjęte), ale także wyjaśnić źródło zaistniałych wątpliwości. Innymi słowy, powinny w szczególności wykazać, co wzbudziło ich wątpliwość (np. wskazać na istniejące rozbieżności, czy nieścisłości lub braki w materiale dowodowym) i wytłumaczyć dlaczego uznały, że istnieje potrzeba dalszej weryfikacji.”

Annulment and annulment of the VAT refund order

„Możliwość przedłużenia terminu zwrotu VAT na rzecz podatnika, jako wyjątek od zasady natychmiastowości takiego zwrotu, powinna być interpretowana w sposób ścisły. Ponadto, zastosowanie takiego środka nie może powodować rozróżnienia sytuacji procesowej podatników znajdujących się w podobnej sytuacji. Zróżnicowanie sytuacji podatników domagających się zwrotu VAT w zależności od rodzaju (charakteru) uchybienia powodującego wyeliminowanie z obrotu prawnego postanowienia organu pierwszej instancji o przedłużeniu terminu zwrotu podatku prowadzi do nieuzasadnionego zróżnicowania sytuacji prawnej podatników. Zarówno bowiem stwierdzenie nieważności takiego postanowienia, jak i jego uchylenie oznacza istotną wadliwość rozstrzygnięcia organu administracji w zakresie przedłużenia terminu zwrotu. Obydwa rodzaje rozstrzygnięć eliminujących z obrotu prawnego rozstrzygnięcie w zakresie przedłużenia terminu zwrotu powodują, iż brak dokonania zwrotu w terminie określonym w art. 87 ust. 2 u.p.t.u. oznacza, iż nadwyżka jest traktowana jak nadpłata i podlega oprocentowaniu jak nadpłata, co potwierdza art. 87 ust. 7 u.p.t.u.”

„Skoro przedłużenie terminu zwrotu podatku, o którym mowa w art. 87 ust. 2 u.p.t.u., ma miejsce w trybie czynności sprawdzających i kończy się czynnością materialno-techniczną, bezpodstawne jest twierdzenie, że przedłużenie terminu zwrotu nastąpiło po zakończeniu czynności sprawdzających. Żaden przepis prawa nie stanowi bowiem, że sporządzenie protokołu z czynności sprawdzających kończy tę formę postępowania.”

„Mimo iż art. 87 ust. 2 ustawy o VAT daje możliwość prolongowania zwrotu podatku, to rozwiązanie takie stanowi istotną ingerencję w prawo do zwrotu nadwyżki VAT, a więc w prawo będące fundamentalnym czynnikiem gwarantującym realizację podstawowych cech kontrukcyjnych tego podatku, to jest zasady neutralności i proporcjonalności (zob. przykładowo: wyrok ETS z 25 października 2001 r., C-78/00 Komisja v. Republika Włoska; wyrok TSUE z 18 października 2012 r., C-525/11 Mednis SIA v. Valst sieņēmumu dienests). Korzystanie z możliwości przedłużenia terminu zwrotu podatku, jako odstępstwo od zasady zwrotu w terminie określonym ustawowo, powinno być zatem zastrzeżone dla sytuacji wyjątkowych, w których prawo podatnika musi ustąpić potrzebie ochrony interesów budżetowych państwa. Ten szczególny charakter analizowanej instytucji, niewątpliwie dolegliwej dla podatnika, pociąga za sobą określone obowiązki po stronie organu podatkowego.”

Płock Office

ul. Obrońców Helu 15
09-410 Płock

tel: +48 532 306 604
kolecki@pkmksp.com

Information

© 2019 PKMKSP
Powered by: Design-it